Power Automate设计简单到期提醒功能

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所需工具

Power Automate    |    Onedrive    |    Excel    |    Outlook

 功能说明

通过Power Automate中的“计划的云端流”功能，定期从Onedrive上的Excel获取数据，根据数据判断来推送相关提醒

Ps: 除了“到期提醒”，还能执行其他定期任务

步骤逻辑说明

1.创建“计划的云端流”，设置定时时长；

2.获取Onedrive上的Excel文件数据；

3.设置循环判断逻辑；

4.设置判断之后执行的邮件推送；

5.测试并启用；

下面将根据以上步骤，一步步介绍如何设置一个简单的到期提醒；

前期准备 – 在Onedrive上创建Excel并设置格式

1. 在你的Onedrive上创建用于任务的Excel，也可以使用现有的表，如“合同清单” ，请确保已同步到Onedrive服务器；

2. 将表格内用于任务的数据全选之后，使用“套用表格格式”，将数据转变成数据表格式（不转换将无法获取数据）；

3. 转换完成之后，再次选中数据，将看到菜单栏出现“表设计”，则表示设置成功；

前期准备 -打开Power Automate的“实验室功能”

 1. 点击Power Automate右上角的齿轮图标，在打开的“设置”中，点击“查看所有Power Automate”设置；

2. 将弹出窗口底部的“实验性功能”设置为开（如图）。此功能是为了便于后续使用函数；

创建“计划的云端流”，设置定时时长

1. 进入Power Automate网页版：Power Automate | Microsoft Power Platform;
    进入“我的流”，选择“新流”-> “计划的云端流”；

2. 将弹出窗口，进行命名，设置开始时间和“重复间隔” ，如每天，每分钟等，然后点击“创建”后跳转到编辑页面；

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获取Onedrive上的Excel文件数据 

1. 根据上面创建跳转到便捷页面之后，初始化会创建第一步“Recurrence”，点击可以展开进行重新设置“重复间隔”；

2. 点击“新步骤”，会弹出“选择操作”，这里我们要用到的是“Excel Online(Business) ”点击转开下面的选项；

3. 选中“列出表中存在的行”，进行获取Excel数据操作；

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4. 根据前面步骤点击“列出表中存在的行”；

5. 选择“位置”、“文档库”为图示内容；

6. 选择“文件”，点击右侧文件夹图标会有下拉列表；

7. 选择前面设置的文件，这里以“power_automate_测试.xlsx”为例

8. 选择“表”，会有下拉菜单
这里就设计到前面说的“套用表格格式”，不然下拉清单里没有图示的“表1”(这个以实际表名为准)

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 设置循环判断逻辑 – 循环逻辑

 1. 选好Excel数据后，点击“新步骤”-> “控件”；

2. 点击“应用到每一个”，也可以直接搜索找到这个控件；

3. 点击右方出现的图标“  ”，在下拉列表中选择“value”，点击；

4. 然后选择“添加操作”，添加判断逻辑；

图标说明：

​ 添加动态变量：设置的变量、excel里的数据名称等

​ 添加表达式： 比如函数、公示等

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设置循环判断逻辑 – 判断逻辑

 1. 完成上面步骤并添加新步骤，搜索找到“条件”，点击；

2. 在新增的步骤中，现在“条件”栏，设置用于执行判断的条件；

3. 如图示，这里是首先在左侧的栏内， 点击出现的图标“      ”;

4. 在里面输入 int()，然后输入光标移至括号内，在点击底部的“剩余天数”；（也可以先点击“剩余天数”，然后手动添加int() ）
这个是用来将excel获取到的数据转换成数字的，不转换无法判断；

int(items(‘应用到每一个’)?[‘剩余天数’])

 5. 再在右侧输入60（比较天数）；

这样就设置好判断逻辑了；接下来是设置判断后的邮件发送；

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 设置判断之后执行的邮件推送

 完成设置判断逻辑之后，就是来添加对结果的操作了；

1. 首先在“如果是”栏内 “添加操作”：搜索找到“发送电子邮件(V2)”,或者可通过“Office 365 Outlook”里面找到；

2. 点击后，输入收件人邮箱、主题、正文，这里可以参考前面，添加动态变量或表达式，以便收件人能更容易读懂；你也可以在“如果不是”栏目内页添加相应操作；

3. 设置好之后点顶部“ ​”即可；

这里收件人也可以在excel增加1列邮箱地址，然后通过变量来动态给指定邮箱发送邮件啦。

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 测试并启用

 保存后，点击顶部的“ ​”，对流进行测试，以保证能正常运行：

1. 点击“测试” -> 选择“手动” -> 然后逐步点击到完成为止；

2. 可以看到测试结果（如图），全部打勾则表示没问题，可以使用了，不用再进行其他操作，即可根据你前面设置的“重复间隔”来定期循环执行啦！

当然，在设置时难免可能出现错误，那样就需要回到上面步骤看看哪里设置错误，一般也能从测试结果中错误信息中发现问题所在

你也可以通过官方教程或网友教程学习更丰富的用法：​Microsoft Learn 上的 Power Automate | Microsoft Learn

 写在最后

目前，在保存“计划的云端流” 之后，你可能会收到一封邮件提醒，“Reminder – Provide your Flow details”，需要你点击里面的链接，进行用途的选择；

选择“Personal”并勾选下方同意框之后，保存即可正常使用； ​